编译/黄竣凯
在正确的方式提示下,ChatGPT 可以说是撰写电子邮件的好帮手,不但可以帮我们将文字重新组织成简洁的要点、修改风格和语气、吸引注意力、检查文法错误,还可以让电子邮件更个人化以提高信件内容的品质。
ChatGPT可以帮我们将文字重新组织成简洁的要点、修改风格和语气、检查文法错误等,是撰写电子邮件的好帮手。(示意图/123RF)
因此,为了让大家更了解ChatGPT可以如何帮上忙,以下《富比士》就为我们提供8个ChatGPT可以为我们修改电子邮件的例子:
在信件中,将重点条列式的列出来会比写成一整段文字更容易阅读,而若是自己不知道该如何整理,ChatGPT就可以帮上忙。只要将自己写的内容贴给聊天机器人,并要求它「将此电子邮件重新编辑,并整理为重点列表」即可。
若是因为有事需要外出,并想设定电子邮件自动回覆时,也可以让ChatGPT帮你写。可以告诉它「从(日期)到(日期)我将不在办公室,因为(原因)。因此,在此期间,我将无法收到电子邮件。请为我创建一封(自己想要的风格和语气)的自动回覆电子邮件,并告诉收件人他们应该(怎麽做)。」
若是不知道该以什麽语气撰写电子邮件时,也可以让ChatGPT修改,并告诉它:「请帮我修改这封电子邮件,我希望语气能听起来更(友好、直接、自信、礼貌、专业、正式、自信)」就能轻松改善自己信件的内容。
ChatGPT也可以帮用户写出具备个人风格的信。如,可以告诉机器人说:「我想让信件带有我的个性,并让别人留下积极的印象,能为我的电子邮件提供独特且令人难忘的开头和结尾问候语吗?」就能让机器人帮忙写出令人印象深刻的句子。同时,也要记得告诉聊天机器人自己的职位和工作内容,以及收件对象的职位和工作内容等,越详细越好。
若是认为自己信件写的太冗长,但不知道该如何简略时,也可以将贴电子邮件贴给ChatGPT,然後要求其「将这封电子邮件的内容缩减为几行简洁的句子,并保持清晰、切题。」
要让别人点开电子邮件,信件的标题就很重要。而当因为想不出引人注目的标题而感到苦恼时,也可以问问ChatGPT:「可以为这封信生成具有吸引力的标题吗」,并也要记得贴上自己的电子邮件内容。
当向多个人发送同一封电子邮件时,若是能对信件做部分修改,就能让收件人感受到信件是专门寄给自己的,并感受到尊重,进而让业务进行得更顺利。但一封一封修改总是让人非常困扰,这时只要提供收件人资料和信件给ChatGPT,并告诉它「能帮我把我所知道的有关收件人的具体资讯加入这封信中,让其更个人化吗」就可以轻松对信件进行修改。
虽然我们在寄出电子邮件之前总会再三检查,但不免还是会有一些不小心遗漏的地方。而这时ChatGPT就可以当成我们的第三只眼睛,并可以要求它「检查一下这封电子邮件的文法和拼字」。
参考资料:Forbes
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